Báo cáo kinh doanh khách sạn gửi chủ đầu tư hằng tuần chỉ cần một trang với chín chỉ số KPI: công suất, ADR, RevPAR, tỷ trọng đặt trực tiếp, ADR ròng, pickup trong tuần, số đêm phòng đã đặt cho 30 ngày tới, tỷ lệ hủy và no-show. Báo cáo tháng giữ chín chỉ số đó theo số cả tháng, rồi thêm GOPPAR, chi phí mỗi đơn theo kênh, kết quả marketing, so sánh với ngân sách và dự báo 60–90 ngày.
Bài dành cho GM (tổng quản lý), DOSM (giám đốc kinh doanh và marketing), revenue manager và marketing manager của khách sạn, resort từ khoảng 20 phòng. Định nghĩa đầy đủ của RevPAR, ADR, GOPPAR có trong bài RevPAR là gì? ADR, GOPPAR và chỉ số nói đúng sức khỏe khách sạn; bài này bàn cách đặt các chỉ số KPI khách sạn vào một trang báo cáo.
Báo cáo kinh doanh khách sạn cho chủ đầu tư cần những chỉ số nào?
Chủ đầu tư cần ba nhóm chỉ số: kết quả bán phòng, tiền thực nhận sau chi phí kênh và tín hiệu cho những tuần tới, vì doanh thu gộp một mình không cho biết khách sạn giữ lại bao nhiêu. Bảng dưới ghi cách tính và nguồn định nghĩa của từng chỉ số.
| Nhóm | Chỉ số (đơn vị) | Cách tính | Nguồn định nghĩa |
|---|---|---|---|
| Đã bán | Công suất (%) | Đêm phòng bán ÷ đêm phòng sẵn có | HSMAI, Occupancy |
| Đã bán | ADR (đồng) | Doanh thu phòng ÷ đêm phòng bán | STR, bảng thuật ngữ |
| Đã bán | RevPAR (đồng) | Doanh thu phòng ÷ đêm phòng sẵn có | STR, RevPAR |
| Kênh và thực nhận | Tỷ trọng đặt trực tiếp (%) | Doanh thu phòng kênh trực tiếp ÷ tổng doanh thu phòng | HSMAI, Channel Mix |
| Kênh và thực nhận | ADR ròng (đồng) | (Doanh thu phòng − hoa hồng − phí giao dịch − chi phí loyalty) ÷ đêm phòng bán | HSMAI, Net RevPAR (cùng cách trừ) |
| Sắp tới và rủi ro | Pickup trong tuần (đêm phòng) | Đêm phòng đặt mới kể từ báo cáo trước | HSMAI, Pick-up |
| Sắp tới và rủi ro | Đêm phòng đã đặt cho 30 ngày tới (đêm; % so cùng kỳ năm trước) | Số đêm đang giữ hôm nay ÷ số đêm đang giữ cùng thời điểm năm trước × 100 | HSMAI, Pace (so với năm trước; công thức là cách tính của bài) |
| Sắp tới và rủi ro | Tỷ lệ hủy (%) | Đơn bị hủy ÷ tổng đơn đặt | HSMAI, Cancellation Rate |
| Sắp tới và rủi ro | No-show (số đơn) | Đơn khách không đến và không hủy | Định nghĩa vận hành thông thường |
Doanh thu trong bảng là doanh thu phòng. ADR và RevPAR tính trước hoa hồng. Phần khách sạn giữ lại nằm ở ADR ròng; chia cùng khoản thực nhận đó cho đêm phòng sẵn có thì ra RevPAR ròng (net RevPAR của HSMAI), dùng ở ví dụ bên dưới. Hãy thống nhất với chủ đầu tư kênh nào tính là trực tiếp (website, điện thoại, Zalo, email, khách vãng lai); khách sạn tham chiếu của StayUP gộp mọi kênh không qua OTA vào kênh trực tiếp.
Báo cáo doanh thu khách sạn hàng tuần trình bày thế nào trên một trang?
Báo cáo tuần gọn nhất là một bảng chín hàng, mỗi hàng một chỉ số, với bốn cột số là tuần này, tuần trước, cùng kỳ năm trước và mục tiêu, cộng ba dòng nhận xét đầu trang. Nên chốt báo cáo trước buổi họp doanh thu hằng tuần của khách sạn, để buổi họp và chủ đầu tư dùng chung một bộ số; HSMAI khuyến nghị buổi họp này kéo dài không quá 1 giờ. Ba dòng nhận xét trả lời lần lượt: điều gì thay đổi, vì sao, tuần tới làm gì.
Cùng kỳ năm trước loại ảnh hưởng của mùa vụ; mục tiêu cho thấy khoảng cách còn lại. Mẫu dưới đây điền thử cột tuần này bằng số minh họa của khách sạn tham chiếu 40 phòng.
- Sáng thứ Hai, lấy từ PMS số đêm bán, doanh thu phòng theo kênh và đơn hủy của tuần trước.
- Cộng hoa hồng và phí kênh của tuần từ hóa đơn OTA và cổng thanh toán, để tính ADR ròng.
- Lấy số đêm đang giữ cho 30 ngày tới hôm nay, so với cùng thời điểm năm trước.
- Viết ba dòng nhận xét, rồi gửi vào cùng một giờ mỗi tuần.
Báo cáo tuần của khách sạn tham chiếu 40 phòng điền ra sao?
Với khách sạn tham chiếu 40 phòng của StayUP (ADR 1,5 triệu đồng, công suất 70%, 63,4% doanh thu qua OTA, hoa hồng 18%), một tuần trung bình (chia đều trong năm) bán 196 trong 280 đêm phòng, thu 294 triệu đồng và giữ lại khoảng 260,4 triệu đồng sau hoa hồng OTA. Đây là số minh họa suy từ mô hình, không phải số thực của khách sạn nào. Hoa hồng bình quân 18% là giả định của mô hình; 63,4% là tỷ trọng lượng đặt qua OTA (tới mức này) của khách sạn độc lập trong nghiên cứu hành vi đặt phòng của StayUP, mô hình áp lên doanh thu phòng.
| Bước | Phép tính | Kết quả (số minh họa) |
|---|---|---|
| Đêm phòng sẵn có | 40 phòng × 7 ngày | 280 đêm |
| Đêm phòng bán | 280 × 70% | 196 đêm |
| Doanh thu phòng | 196 × 1.500.000 đ | 294 triệu đồng |
| RevPAR | 294 triệu ÷ 280 | 1.050.000 đ |
| Doanh thu qua OTA | 294 triệu × 63,4% | ≈ 186,4 triệu đồng |
| Hoa hồng OTA | 186,4 triệu × 18% | ≈ 33,6 triệu đồng |
| Doanh thu thực nhận | 294 triệu − 33,6 triệu | ≈ 260,4 triệu đồng |
| ADR ròng | Doanh thu thực nhận ÷ 196 | ≈ 1.328.800 đ |
| RevPAR ròng | Doanh thu thực nhận ÷ 280 | ≈ 930.200 đ |
| Số đơn, chi phí mỗi đơn OTA | 196 ÷ 2 đêm mỗi đơn; 1.500.000 × 2 × 18% | 98 đơn, trong đó ≈ 36 đơn trực tiếp; 540.000 đ mỗi đơn OTA |
Kết quả tính trên số chưa làm tròn. Ví dụ chỉ trừ hoa hồng OTA; phí giao dịch và chi phí loyalty, nếu có, trừ thêm khi tính ADR ròng thật. Bốn dòng pickup, đêm phòng đã đặt cho 30 ngày tới, tỷ lệ hủy và no-show để trống trong mẫu vì mô hình không có số cho chúng; hãy điền từ PMS của bạn.
Chủ đầu tư sẽ thấy: RevPAR là 1.050.000 đồng nhưng RevPAR ròng chỉ khoảng 930.200 đồng, vì hoa hồng chiếm 11,4% doanh thu phòng (63,4% × 18%).
Chủ đầu tư thường hỏi bốn câu nào và trả lời bằng số nào?
Bốn câu thường gặp: tiền thực nhận có tăng theo doanh thu không, vài tháng tới có đủ khách không, phụ thuộc OTA đến đâu, hơn hay kém khách sạn cùng khu; mỗi câu trả lời bằng một chỉ số. Số ví dụ dưới đây là số minh họa của khách sạn tham chiếu.
- Doanh thu tăng, tiền thực nhận có tăng không? Đặt ADR cạnh ADR ròng và nêu tổng hoa hồng của tuần: 33,6 triệu đồng trên 294 triệu đồng ở khách sạn tham chiếu. Nếu hoa hồng bình quân lên 25% (kịch bản của mô hình), phần giữ lại giảm từ 88,59% xuống 84,15% doanh thu phòng, nên RevPAR phải tăng khoảng 5,3% để giữ RevPAR ròng.
- Vài tháng tới có đủ khách không? Dùng đêm phòng đã đặt cho 30 ngày tới so với cùng thời điểm năm trước và pickup trong tuần. Nếu đêm đã đặt thấp hơn năm trước mà pickup chậm, báo cáo nên kèm hành động, như các việc trong bài mùa thấp điểm khách sạn.
- Khách sạn phụ thuộc OTA đến đâu? Nêu tỷ trọng đặt trực tiếp của tuần này, tuần trước và mục tiêu, kèm giá trị bằng tiền của mỗi điểm phần trăm doanh thu phòng chuyển từ OTA sang kênh trực tiếp: khoảng 27,6 triệu đồng mỗi năm ở khách sạn tham chiếu (15,33 tỷ × 1% × 18%). Đây là hoa hồng tránh được, chưa trừ chi phí của kênh trực tiếp; mức hoa hồng từng kênh có trong bài hoa hồng OTA là gì, bao nhiêu và tính trên khoản nào.
- Khách sạn đang hơn hay kém khách sạn cùng khu? Ngoài chín hàng, thêm một dòng RevPAR so với RevPAR của nhóm so sánh (compset) khi có số của nhóm: RGI = RevPAR khách sạn ÷ RevPAR compset × 100. Compset là nhóm khách sạn tương đồng về vị trí, mức dịch vụ, mức giá và tệp khách (HSMAI).
Báo cáo tháng thêm những gì so với báo cáo tuần?
Báo cáo tháng giữ chín chỉ số của báo cáo tuần theo số cả tháng rồi thêm năm mục: lợi nhuận, chi phí mỗi đơn theo kênh, kết quả marketing, so với ngân sách, dự báo kèm rủi ro. Nên chốt báo cáo tháng trước buổi họp 90 phút mỗi tháng mà HSMAI khuyến nghị thêm vào nhịp họp doanh thu, để rà soát tháng trước và nhìn về 365 ngày tới.
| Mục | Chỉ số (đơn vị) | Cách tính | Số minh họa, khách sạn tham chiếu |
|---|---|---|---|
| Lợi nhuận | GOPPAR (đồng) | (Doanh thu − chi phí vận hành) ÷ đêm phòng sẵn có (HSMAI) | Để trống: mô hình không có chi phí vận hành |
| Lợi nhuận | TRevPAR (đồng), khi có ăn uống, spa, hội nghị | Tổng doanh thu ÷ đêm phòng sẵn có (HSMAI) | Để trống: mô hình chỉ có doanh thu phòng |
| Kênh | Tỷ trọng và chi phí mỗi đơn theo kênh (đồng) | OTA: ADR × số đêm mỗi đơn × hoa hồng; trực tiếp: tổng chi phí kênh ÷ số đơn trực tiếp | OTA: 1.500.000 × 2 × 18% = 540.000 đ mỗi đơn |
| Marketing | Chi phí mỗi đơn hoàn tất (đồng); ROAS (lần) | Chi quảng cáo ÷ đơn hoàn tất; doanh thu từ quảng cáo ÷ chi quảng cáo | Trần 540.000 đ mỗi đơn; ROAS hòa vốn ≈ 5,6 lần (1 ÷ 18%) |
| Ngân sách | Pace to budget (%) | Đêm phòng, ADR hoặc doanh thu đã đặt ÷ ngân sách × 100 (HSMAI); chi marketing thực ÷ ngân sách | Để trống: mô hình không có ngân sách năm |
| Dự báo, rủi ro | Dự báo 60–90 ngày; thời gian đặt trước trung bình (ngày) | Ước tính điều sẽ đạt được (HSMAI); ngày từ lúc đặt đến lúc nhận phòng (HSMAI, ALT) | Để trống: mô hình không có dữ liệu đặt trước |
Phần rủi ro chỉ ghi điều đã thấy trong số: phụ thuộc một OTA, hoa hồng bình quân tăng, tỷ lệ hủy tăng. Cách đặt trần chi phí mỗi đơn có trong bài ngân sách marketing khách sạn.
Báo cáo cho chủ đầu tư khách sạn hay sai ở đâu?
Bốn sai lầm hay gặp là đưa doanh thu gộp thay cho doanh thu thực nhận, bỏ qua đơn hủy, chọn kỳ so sánh có lợi và nhét quá nhiều số vào một trang.
- So doanh thu gộp. Ở khách sạn tham chiếu, ADR 1.500.000 đồng còn khoảng 1.328.800 đồng sau hoa hồng, thấp hơn 11,4%.
- Bỏ qua hủy. Nghiên cứu hành vi khách đặt phòng 2025–2026 của StayUP dẫn số toàn cầu của SiteMinder: tỷ lệ hủy của đơn qua OTA là 21,8%, đơn đặt trực tiếp là 10,6%. Hãy báo tỷ lệ hủy theo từng kênh.
- Chọn kỳ so sánh có lợi. So với tuần thấp điểm liền trước làm số đẹp lên; hãy luôn đặt cùng kỳ năm trước và ngân sách cạnh số tuần trước.
- Quá nhiều số. Báo cáo tuần chín hàng, báo cáo tháng thêm năm mục. Số nào không dẫn tới một quyết định thì chuyển xuống phụ lục.
Bắt đầu từ đâu
- Lấy từ PMS dữ liệu 13 tháng gần nhất (để có cùng kỳ năm trước): đêm phòng bán, doanh thu phòng và doanh thu theo kênh; tính chín chỉ số cho bốn tuần gần nhất.
- Cộng hóa đơn hoa hồng và phí kênh từng tuần để có ADR ròng; ước nhanh bằng máy tính hoa hồng OTA.
- Thống nhất với chủ đầu tư: so với cùng kỳ năm trước hay ngân sách, và mục tiêu từng chỉ số.
- Chốt giờ gửi cố định và người chịu trách nhiệm về số.
- Sau bốn tuần, bỏ hàng không ai dùng và giữ nguyên các hàng còn lại.
Để đặt báo cáo vào chiến lược kênh, bạn có thể tải Chiến lược kênh phân phối và tối ưu lợi nhuận kinh doanh phòng khách sạn; các bài khác nằm ở mục Kinh doanh khách sạn. Muốn đo tỷ trọng đặt trực tiếp, đơn từ website phải ghi đúng nguồn; StayCMS có báo cáo tách doanh thu đặt trực tiếp theo nguồn (Google, Facebook, SEO, email), và bạn có thể đặt lịch tư vấn để rà bộ chỉ số bằng số của khách sạn mình.
Câu hỏi thường gặp
Bao lâu nên báo cáo cho chủ đầu tư một lần?
Hằng tuần cho số vận hành và hằng tháng cho lợi nhuận, ngân sách. Nhịp này bám theo nhịp họp doanh thu nội bộ mà HSMAI khuyến nghị: hằng tuần, không quá 1 giờ, thêm một buổi 90 phút mỗi tháng.
Dự báo trong báo cáo tháng nên nhìn bao xa?
Chủ yếu 60–90 ngày tới, tùy loại khách sạn, theo hướng dẫn họp doanh thu của HSMAI; mỗi tháng nhìn thêm 365 ngày tới để cập nhật chiến lược bán.
Chưa có sổ kế toán theo tháng thì báo cáo GOPPAR thế nào?
GOPPAR cần doanh thu trừ chi phí vận hành, chia cho đêm phòng sẵn có, nên chỉ chốt được khi kế toán đóng sổ. Trong lúc chờ, báo cáo tháng vẫn có ADR ròng và chi phí mỗi đơn theo kênh, vì hai chỉ số đó chỉ cần doanh thu phòng và hóa đơn kênh; ghi rõ ô GOPPAR sẽ bổ sung khi có sổ.
Khách sạn không có nhà hàng, spa có cần TRevPAR không?
Chưa cần. TRevPAR tính toàn bộ doanh thu, không chỉ doanh thu phòng (STR), nên với khách sạn chỉ bán phòng, chỉ số này gần như trùng RevPAR. Hãy thêm TRevPAR khi ăn uống, spa, hội nghị đủ lớn để chủ đầu tư hỏi đến.